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biduum®
Richtig coole Dienstplanung im Kanu-Camp Lingen
Jetzt kostenlos testen!
Große Arbeitserleichterung bei der Dienstplanung dank biduum®
Seit 2020 nutzt das Kanu-Camp Lingen (Ems) den Online
Dienstplan biduum®. Die Geschäftsführerin Jacqueline Schnell ist dort unter
anderem für die Personalplanung der fest angestellten Mitarbeiter und Aushilfen
zuständig. Wir fragten Frau Schnell nach der früheren Dienstplanung, ihren
Erfahrungen mit biduum® und dessen Vorteilen für das Kanu-Camp.
SIEDA: Frau Schnell, wir freuen uns, dass Sie sich für biduum® entschieden haben. Wie kam es dazu?
Jacqueline Schnell: Bevor ich zum Kanu-Camp stieß, wurde die Dienstplanung von den Eigentümern noch auf Grundlage von Stunden- und anderen Zetteln durchgeführt. Mitarbeiter meldeten ihre Verfügbarkeiten auch schon mal per WhatsApp. Das funktionierte zwar, war aber bürokratisch ein irrer Aufwand und die Fehlerquote war hoch. Als ich zusammen mit einer Freundin die Geschäftsführung übernahm, stand deshalb eine digitale Dienstplanung ganz oben auf meiner Wunschliste. Diese haben wir mit biduum® nun gefunden.
SIEDA: Warum fiel Ihre Wahl gerade auf biduum®?
Jacqueline Schnell: Wir haben im Internet recherchiert, welche
Personalplanungssysteme es gibt, und abgewägt, welches für uns am besten
geeignet ist. Mir gefiel bei biduum® auf Anhieb die einfache Bedienung der
Oberfläche. Die Einrichtung empfand ich als selbsterklärend, genauso das
Einstellen der Dienste. Neben dem praktischen war aber vor allem der
Kosten-/Nutzenfaktor entscheidend.
Tipp: Kostenloses Austesten und Live-Demo von biduum®
Wussten Sie schon, dass wir nicht nur einen Testzeitraum, sondern auch eine kostenlose Live-Demo anbieten, um Ihnen die einfache Bedienung von biduum® vorführen zu können?
SIEDA: Haben Sie die kostenlose Live-Demo in Anspruch genommen?
Jacqueline Schnell (lacht): Ehrlich gesagt, bin ich ein Fan von Selbstausprobieren
und ich kannte mich schon ein bisschen mit Dienstplänen aus. biduum® habe ich
mir deshalb intuitiv erschlossen und konnte mit der Dienstplanung sofort
beginnen. Die angebotene Live-Demo finde ich zwar als Option gut, ich selbst
habe sie aber nicht benötigt.
SIEDA: Wie war Ihre Erwartungshaltung an biduum®?
Jacqueline Schnell: Mir ging es vorrangig um eine einfache Dienstplanung
für alle Mitarbeiter. Mit biduum® kann ich von A-Z alle im Kanu-Camp
anfallenden Dienste abbilden, von der Reinigungskraft über den Service bis zur
Küche. Wir nutzen aber auch andere Funktionen wie die Zeiterfassung oder die
Abwesenheitsplanung. Das System bietet also alles, was wir brauchen. Und
erleichtert mir die tägliche Arbeit enorm.
Tipp: Der bunte Online Dienstplan
biduum® bietet Ihnen vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten: So können Sie beispielsweise Dienste oder Besetzungsprofile erstellen, sie farbig voneinander absetzen sowie Avatare oder Profilfotos einsetzen.
SIEDA: Welche besonderen Voraussetzungen waren für das Kanu-Camp zu erfüllen?
Jacqueline Schnell: Meine Kollegin und ich kümmern uns jeweils um einen der beiden Standorte. Praktischerweise konnten wir in biduum® nicht nur zwei Standorte, sondern auch zwei Dienstpläne hinterlegen. Eine andere Besonderheit sind die vielen freien Mitarbeiter.
SIEDA: Das klingt nach einer sehr flexiblen Personalplanung?
Jacqueline Schnell: Ja, denn das Kanu-Camp ist natürlich ein Saisonbetrieb. Daher
arbeiten bei uns viele Aushilfen, was die Dienstplanung erschwert. In manchen
Wochen ist nicht so viel los, in Wochen mit Feiertagen fällt dagegen viel Zeit
für Personalplanung an. Um uns die Abstimmungsprozesse zu erleichtern, war uns deshalb
Kommunikation weiterhin sehr wichtig. Allerdings wollten wir sie nicht mehr per
Zettel oder Messengerdienst führen.
Tipp: Aushilfen und Minijobber
Aushilfen kann in biduum® eine maximale Arbeitszeit zugewiesen werden. Das ist insbesondere bei Minijobbern wichtig. Auch eine geplante Änderung für die Zukunft ist dabei möglich.
SIEDA: Und wie lösen Sie diese Anforderung nun mit biduum®?
Jacqueline Schnell: Unsere Mitarbeiter nutzen häufig die Kommentarfelder von biduum®, um zum Beispiel zu schreiben: „Hey, ich habe am Samstag ab 15 Uhr Zeit.“ So weiß ich, wie ich unsere Leute einteilen kann, und muss nicht mehr per WhatsApp nachfragen, wer wann arbeiten möchte. Damit ist klar geregelt: Wer sich nicht eingetragen hat, erhält keinen Dienst – und somit kein Geld.
SIEDA: Wie genau lief die Abstimmung der Mitarbeiter und Aushilfen vor biduum® ab?
Jacqueline Schnell: Zunächst musste ich 60 feste und freie Mitarbeiter
anschreiben und fragen: „Wann kannst du arbeiten?“ Die Antworten sammelte ich
und trug sie in eine Liste ein. Als nächstes stimmte ich mich mit dem Planer ab
und bestätigte den Mitarbeitern die Dienste. Um dann zu hören, dass sich ihre
Pläne geändert hatten und sie doch nicht eingesetzt werden konnten. So ging
alles wieder von vorne los.
SIEDA: Wie haben Ihre Mitarbeiter auf die Einführung von biduum® reagiert?
Jacqueline Schnell: Wir haben überwiegend junge Leute im Team, die offen für
digitale Anwendungen sind. Deshalb haben sich die meisten auch sehr schnell an biduum®
gewöhnt. Sie sind super zufrieden mit der Zeitersparnis und können abends noch
auf dem Gelände ihre Zeiten eintragen. Vor allem unsere vielen Aushilfen sind
sehr dankbar dafür, dass wir die Dienstplanung endlich online machen und sie
keine Zettel mehr einreichen müssen. Richtig toll finden sie, dass sie leicht
einsehen können, wer wann mit wem arbeitet.
Tipp: Transparente Terminplanung
Arbeite ich mit den Lieblingskollegen zusammen? Passen meine geplanten Urlaube oder kollidieren sie mit meinen privaten Terminen? Kein Problem mit biduum® - der Online Dienstplan und der so genannte Internetkalender helfen Ihnen dabei!
SIEDA: Gibt es etwas, das Ihnen außer der einfachen Bedienung besonders gut an biduum® gefällt?
Jacqueline Schnell: Ich mag die Funktion sehr, verschiedene Dienste fürs
Kanu-Camp frei definieren und mithilfe der Kommentarfunktion einfach zuweisen
zu können. Das ist eine schöne Arbeitserleichterung. biduum® ist jederzeit und
von überall verfügbar und nicht an einen Arbeitsplatz gebunden. Genauso praktisch
finde ich, dass unsere Lohnbuchhaltung sich die geleisteten Arbeitsstunden für
den Steuerberater aus biduum® ziehen kann.
SIEDA: Was hat sich für Sie durch die Nutzung von biduum® konkret
verbessert?
Jacqueline Schnell: Vor allem der Zeitgewinn ist enorm, zum Beispiel durch das automatische Erfassen der Stundenzettel. Meinen Aufwand für die Dienstplanung konnte ich dank biduum® um 50% senken. Dadurch habe ich mehr Zeit für andere Aufgaben im Kanu-Camp. Auch die Einweisung neuer Aushilfen ist easy, zehn Minuten reichen in der Regel, um ihnen das System zu erklären. Mein Fazit: biduum® ist richtig cool, übersichtlich und kompakt und erleichtert meinen Arbeitstag.
SIEDA: Frau Schnell, vielen Dank für das Interview!
besteht als Freizeitbetrieb seit 30 Jahren. Vor drei Jahren hat Jacqueline Schnell zusammen mit einer Freundin die Geschäftsführung vom Inhaber übernommen, der dem Camp als Eigentümer weiterhin erhalten blieb.
Das Camp bietet an zwei Standorten (Lingen + Wachendorf) neben dem Kanu-Verleih auch Aktivitäten wie Bogenschießen, Teamtraining, Übernachtungen in Blockhütten, Kindergeburtstage und Events an (Yoga-, Rockfestivals, Wine-/Whiskytasting etc.).
Zurzeit arbeiten im Kanu-Camp rund 60 Mitarbeiter, darunter etwa 10 feste Angestellte.
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